La cultura de prevención y control del riesgo y de cumplimiento legal se está imponiendo en las empresas como producto de la globalización y la complejidad de la regulación existente, además de los recientes cambios normativos que atribuyen responsabilidad penal a la persona jurídica así como asignan la responsabilidad directa y exclusivamente a los órganos de administración en la supervisión eficiente de la gestión de riesgos legales.
Según la última encuesta mundial de CEOs llevada a cabo por PwC, la primera preocupación de los primeros ejecutivos es la de ser capaces de cumplir con las expectativas de sus grupos de interés, entre los que los reguladores y los gobiernos son los segundos más relevantes para el 69% de los encuestados. El cumplimiento normativo se ha convertido en uno de los objetivos prioritarios de las compañías, lo que está dando lugar a un proceso de redefinición y revisión de sus estructuras, sus procesos y sus políticas. Junto a ello, las empresas están desarrollando y poniendo en marcha los controles y mecanismos de supervisión internos necesarios para asegurar dicho cumplimiento normativo con la creación de sistemas de alertas que se activan en el supuesto de que existan sospechas de vulneración.
En este contexto de prevención y control de riesgos, asistimos al incremento de la labor inspectora de la Administración sobre las empresas con el fin de obtener evidencias de la comisión de infracciones. Las constantes noticias de prensa con las que desayunamos estos últimos tiempos relativas a actuaciones sorpresa llevadas a cabo tanto por la Administración Tributaria como por los órganos jurisdiccionales y por organismos supervisores o reguladores -competencia, protección de datos, prevención de blanqueo de capitales, laboral, etcétera- ponen de manifiesto no solo la necesidad de contar con modelos de prevención y control de riesgos eficaces, sino de estar en disposición de gestionar eficazmente una eventual inspección domiciliaria. Dada su inmediatez y la frecuente falta de preaviso con que suelen ejecutarse dichas actuaciones inspectoras, resulta determinante, a la hora de evitar el agravamiento de una situación ya de por si delicada, contar con unos protocolos adecuados que garanticen una respuesta coordinada y proporcionada, evitando comportamientos de riesgo que pudieran llevar a calificarse incluso como conductas obstructivas o negativas a la hora de colaborar con la Administración. Incluso en aquellos escenarios de notificación previa, la respuesta ante los requerimientos de la Administración no suele ser siempre la adecuada.
Una actuación improvisada puede dañar gravemente los intereses de la organización y generar situaciones de desprotección tanto de la compañía como de sus administradores y directivos. Una mala gestión de estos procesos puede llevar incluso a la imposición de sanciones adicionales ligadas a una presunta conducta no colaborativa por parte de la compañía.
¿Cómo reaccionar? ¿Qué debemos hacer? ¿Qué no? ¿A quién puedo acudir? Son algunas preguntas clave que deben ser respondidas de forma inmediata, efectiva y colaborativa. En ocasiones hablamos de minutos/horas dependiendo del tipo de inspección y órgano inspector ante el que nos encontramos.
Evitar situaciones de paralización de la actividad -tanto de personal y organizativa y, porque no, decirlo de cierto pánico escénico ante este tipo de inspecciones domiciliarias que suelen derivar en errores graves y, por tanto, en responsabilidades adicionales-, debe ser una obligación de prevención y de cumplimiento de toda entidad. El objetivo: colaborar eficazmente con la Administración, manteniendo la calma y conociendo y ejerciendo mis derechos.
Realizar un diagnóstico de mi grado de cumplimiento de las obligaciones normativas en las distintas áreas afectadas y, por tanto, hacer una revisión del seguimiento y aplicación de mis políticas de control, debe ir acompañado de la definición de un protocolo de actuación para los supuestos de actuación inspectora domiciliaria, que me permita atender de forma ordenada la diligencia de inspección, definir los miembros/actores y actividades de mi organización susceptibles de ser objeto de dicha inspección, conocer qué documentos o procesos pueden ser objeto de examen, como el pautar toda una metodología de actuación ante dicho escenario y asignar los responsables directos desde el inicio hasta el final de la actividad inspectora.
La premisa básica de colaboración con la Inspección no debe ser óbice para la firmeza en la defensa de mis intereses como organización afectada y, por tanto, el ejercer los derechos de defensa respecto de los límites de la labor inspectora. Dotarse de un protocolo previo de actuación contribuye a que la organización tenga un conocimiento previo y detallado del proceso, de sus principales actores y de las exigencias de gestión y desarrollo efectivo del mismo.